介绍信、证明信的撰写
（专用书信系列之一）
中共四川省委党校（行政学院） 叶黔达、柯世华
【题记】
专用书信是机关、单位、团体为某种特定场合和特定需要而写的，具有专门用途的公务书信。主要有介绍信、证明信、慰问信、感谢信、祝贺信、表扬信、邀请书(请柬)、倡议书、公开信、决心书等。
一、介绍信的基本结构及写法
介绍信是用于证实本单位有关工作人员身份、介绍其工作使命、凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。
它有两种形式。一种是事先印好固定格式的，使用时只需在空白处填上相关内容即可。这种介绍信属联单式，留存根，有编号，便于查询。另一种用公用信笺临时书写，不受固定格式限制，可以根据需要灵活掌握。这种介绍信不编号，一般亦不留存根，不便查询，故一般不轻易出具。两种形式的介绍信写法大致相同。例如后面之例。
（一）标题
居中书写“介绍信”或“××单位介绍信”。事先印好固定格式的，“介绍信”三字应稍大些。
（二）主送单位
标题下面提行顶格书写。有的也在文尾“此致”之后提行顶格书写。
（三）正文
分三部分。
1.被介绍者姓名、身份、随行人数(数码大写)。如需要，还应注明被介绍者政治面貌、职务，以便对方恰当接待。
2.需接洽事项和要求。要写得周全具体、简明扼要，一般一两句概括写明。
3.结尾的祈请用语或谦敬用语，如“请予接洽”“请予支持”之类。后面可紧接着写“为盼”“为荷”等感谢用语，最后写“此致敬礼”。这三部分在行文时并无明显区分标志，常是一气呵成，组成篇段合一。
（四）落款
右下方写明出具介绍信的单位及填写日期，并加盖公章。
（五）介绍信有效期限
在落款右下方标明“(有效期×天)”。
例如：
四川省××研究院
介 绍 信
×研介字(2013)第12号
省公务员培训中心：
兹介绍我院人事处×××同志来你处联系有关技术工人等级考试考前培训工作有关事宜。请予接洽。
此致
敬礼！
2013年7月8日(印章)
(有效期7天)
介绍信的书写或填写要工整，如有涂改，涂改处要加公章，以示慎重。
联单式介绍信，一般应在存根与介绍信的连接处盖上骑缝的公章。
二、证明信的基本结构及写法
这是用于证明有关人员身份或有关事实真实情况的证明性函件。它分为作旁证材料的证明信及身份证明信两种。前者的写作格式如下。
（一）标题
居中写“证明”“证明信”，或者“关于××××的证明”。
（二）主送单位
顶格书写，后加冒号。有时也可不写。
（三）正文
提行空两格写证明的内容。若是证明学历、经历的，应写清被证明者何时考入何校何专业何时毕业(或肄业)，何时在何单位从事何种工作，以及受奖惩情况。若是证明失物的，应写明失者姓名、丢失时间、地点、经过、失物特征等。若是按对方要求写证明的，则应按其要求据实反映，不必节外生枝另写一套。总之，要实事求是，真实可靠，有一说一，有二说二，言之有据。若引据有关文件、材料，要注明原件名称（和文号），引文要准确。语言要简洁明了，不能含糊其词、模棱两可。结尾写“特此证明”并加句号。正文多为篇段合一。
（四）落款
写明出具证明的单位和日期，加盖公章。
（五）附件
为了确保真实性，必要时还要将有关原始文件(如学籍资料、奖励证书之类)复印件作为附件。附件要加盖复制单位印章；应在正文之后注明附件名称、数量。
例如：
关于×××学籍的证明
×××，男，1952年11月20日出生。该同志1978年10月至1982年7月就读于我院政教系政治教育专业，修业期满各科成绩均为优秀或良好，我院准予毕业，并授予其学士学位。其毕业证书编号为82—100121号，学士学位证书编号为8210099号，学籍注册表编号为82100157号。特此证明。
附：学籍注册表复印件1份。
×××××师范学院(印章) 2002年3月15日
若是证明身份的，主要是为被证明者的工作、生活、旅行之需要提供证明，一般让其随身携带。它的格式与作为旁证材料的证明信大致相同。它的正文应写清楚被证明者姓名、所在单位、性别、年龄、职务，去往何地做什么以及希望和要求。正文之后注明有效期限。
（参见《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》）